כמה אורחים באמת מגיעים לחתונה? כך מחשבים נכון את רשימת המוזמנים

שלחתם 300 הזמנות ואישרו הגעה כמעט כל המוזמנים, אבל ביום החתונה אתם חוששים מכיסאות ריקים? ההפתעה הכי גדולה שמחכה לזוגות מתחתנים היא הפער בין אישורי ההגעה למספר המגיעים בפועל. במציאות, מתוך 100 אורחים שאישרו הגעה, מגיעים בין 80 ל-95 אנשים, תלוי בגודל האירוע והרכב האורחים. 

למה זה קורה? איך מחשבים נכון כמה אורחים באמת יגיעו ומה הגורמים שמשפיעים על זה? הצוות של גרייס אירועים מסבירים לכם בדיוק איך לחשב את המספר האמיתי ולחסוך אלפי שקלים מיותרים.

הנוסחה המקצועית לפי גודל האירוע

ההמלצה היא להתחייב מול מקום האירוע על 10% פחות מכמות האורחים שאמרו שיגיעו, אבל החישוב משתנה בהתאם לגודל האירוע. כך מחשבים נכון:

א. התאימו את האחוז לגודל האירוע שלכם: באירוע אינטימי של עד 100 מוזמנים, מומלץ להתחייב על מספר המוזמנים פחות 5%. באירוע מצומצם של 100 עד 250 מוזמנים, מומלץ להתחייב על מספר מוזמנים פחות 10%.

ב. קחו בחשבון את הרכב האורחים: אם הזמנתם 200 איש, זה בדרך כלל אומר שהזמנתם אנשים קרובים, אז אחוז הלא מגיעים יהיה נמוך. אבל אם הזמנתם 500 עד 600 איש, צריך לטפס לכיוון ה-20% אחוז לא מגיעים.

ג. הוסיפו רזרבה של 10%: רוב אולמות האירועים נותנים כ-10% רזרבה של מנות או אורחים, הדבר מאפשר לכם להיות מוגנים במקרה שמגיעים יותר אנשים מהצפוי.

הנה הנתונים בצורה הכי פשוטה: 

למה תמיד יש פער בין האישורים למספר המגיעים בפועל?

אחוזי ההגעה לחתונה משתנים בהתאם למספר גורמים עיקריים: הקרבה של האורחים מהזוג, היום בשבוע שבו נערכת החתונה, העונה, מזג האוויר וגם אירועים לא מתוכננים, למעשה, ככל שהרשימה מורחבת יותר ומכילה מעגלים חברתיים רחוקים, כך אחוזי ההגעה הכוללים יורדים.

אלה הגורמים המרכזיים שמשפיעים:

• חתונות בימי חמישי נחשבות לפופולריות ונופלות על יום עמוס באירועים, דבר שמעלה את הסבירות לביטולים.
• עונת החתונות מגבירה את הסיכון לאחוזי אי הגעה גבוהים בגלל ריבוי אירועים מתחרים.
• חתונות חורף זוכות לאחוזי הגעה גבוהים יותר, אבל ימים גשומים עלולים להביא לביטולים ברגע האחרון.

הבעיה הכי גדולה היא התחייבות, אבל לא עד הסוף. אנשים אומרים כן כי לא רוצים לאכזב, אבל כשמגיע יום האירוע מתעוררות סיבות שמונעות מהם להגיע.

איך עושים אישורי הגעה בצורה הנכונה?

מומלץ להתחיל בסבב ראשוני של בדיקת הגעה באמצעות הודעות או וואטסאפ ולאחר מכן להמשיך עם האורחים שעדיין לא ענו בשיחות טלפון. אחוזי המענה להודעות עומדים על 50%, כשהרוב הגדול הוא אורחים צעירים. 

לאישורי הגעה טלפוניים ישנם אחוזי מענה גבוהים יותר, אבל יש בכך גם חיסרון בולט, שכן למוזמנים רבים לא נעים להגיד שהם לא מגיעים. 

שליטה במספרים היא שליטה בתקציב

המחיר הממוצע למנה באולם הוא בין 300 ל-500 שקל. אם התחייבתם על 30 מנות מיותרות, זה בין 9,000 ל-15,000 שקל וזה חישוב שכדאי להבין לפני שמאשרים מול האולם את המספר הסופי. 

הסוד הוא להבין שתמיד יש פער בין אישורי ההגעה למציאות, כשההמלצה המקצועית היא להתחייב מול האולם על 10% פחות מכמות המאשרים, ולהתחיל את תהליך האישורים 10 ימים לפני האירוע. 

גרייס אירועים עוזרת לכם לנהל את התהליך הזה בחוכמה, לחסוך אלפי שקלים ולמנוע את הרגע המביך של שולחנות ריקים או מחסור במקומות, מוזמנים לדבר אתנו כבר עכשיו.