כך יזכרו את העסק שלכם: אירוע עסקי מוקפד

אם אתם מתכננים אירוע עסקי חשוב כי הכל ילך חלק, הדבר האחרון שאתם רוצים הוא שהאירוע יוגדר ככישלון ושזהו יהיה הזיכרון של כל המוזמנים מהאירוע שלכם. אירוע לא מוצלח עלול לפגוע בשמו הטוב של העסק, במוניטין שלו ובתדמית אשר משדר ללקוחות, לכן אתם פשוט חייבים להצליח ולהפיק אירוע שלא רק יתעלה על הציפיות, אלא יהיה בלתי נשכח ויותיר סיבות לדבר עליו, לחיוב.

בחירת הלוקיישן

כאשר מתכננים אירוע עסקי קיימת חשיבות רבה לסגירת כל הקצוות ולשימת דגש על כל הפרטים הקטנים. לכן השלב הראשון שלכם צריך להיות מציאת מקום לאירוע עסקי, שכן זוהי המשימה החשובה והמרכזית. על המקום לעמוד בקריטריונים חשובים כדי להיות בראש הרשימה שלכם: עליו להיות מכובד, רחב היקף, בעל עיצוב מרשים. עליו לשדר בדיוק את האווירה שאתם מחפשים, מיקומו צריך להיות נגיש ואטרקטיבי, אין כל סיבה לגרור את המוזמנים למקום מרוחק ולא עכשווי, ועליו להיות מסוגל להכיל את כמות המוזמנים. כמו כן, על הלוקיישן לתת לכם מענה גם מבחינת התפריט (עליו להיות איכותי) וגם מבחינת השירותים הנלווים.

עיצוב הזמנות, פולדרים וכרטיסי ביקור

לאחר שסגרתם מקום ואתם יודעים מה התאריך, זה הזמן להתחיל בתהליך שיווקי. ככל שתשווקו את האירוע טוב יותר, כך תוכלו למשוך אליו יותר ויותר אנשים. רצוי לשלוח לדפוס הזמנות לאירוע ולכלול בהן פרטים תמציתיים על האירוע והוראות הגעה. כמו כן אפשר להדפיס ברושורים ובהם לוחות הזמנים של האירוע או מידע עסקי על החברה וכן כרטיסי ביקור אותם תוכלו לחלק בין המוזמנים. את ההזמנות יש לשלוח במועד קרוב לאירוע, אולם קחו בחשבון שעל המוזמנים לשריין את התאריך. לכן מומלץ ורצוי לפרסם קודם את תאריך האירוע ברשת החברתית.

מצגת – הכינו מבעוד מועד

רבים האירועים העסקיים אשר כוללים גם הרצאה, סדנה או העשרה בתחומי ההתמחות של החברה. אם תכננתם להזמין איש מקצוע, אשריכם, פחות עבודה. אולם לתשומת ליבכם, אין זמן טוב יותר לשמוע את המנהלים הגדולים חולקים את תובנותיהם מאשר אירוע עסקי. לכן כדאי ורצוי לערוך מצגת עם כל המסרים שאתם רוצים להעביר מבעוד מועד. כמו כן אל תשכחו שבשביל להקרין את המצגת עליכם לבחור באולם אירועים מתקדם טכנולוגית ולו כל הציוד והכלים החדישים, שמאפשרים  לכם להגיע לאירוע עם דיסק און קי בלבד, ללא הצורך להביא עמכם את כל הציוד.

שמירה על ערכו של המותג

אירועים עסקיים יכולים להשפיע במידה ניכרת על מיתוגו של העסק ולכן יש להם תפקיד חשוב גם לאחר שהם מסתיימים. האירוע שאתם מפיקים הוא פניו של המותג וככל שיהיה יותר מוקפד, רציני ואיכותי, כך האורחים יותר יתרשמו ויזכרו את העסק לטובה. לכן זכרו לשלב את כל הפרטים הקטנים שעושים את ההבדל, כמו למשל מיתוג נכון וחכם, שילוב צבעי החברה וסמליה ברחבי האולם, עיצוב החלל החיצוני עם שילוט וכן הלאה.

ניהול נכון של הלקוחות המשתתפים

מטרתם של אירועים עסקיים היא להציג מוצרים, רעיונות או שירותים חדשים. אולם אל לנו לשכוח, כי אירועים אלו מושכים אליהם לקוחות פוטנציאלים בהם יש להשקיע. בכל מקרה מומלץ לכם לעשות רשימת תפוצה של הלקוחות על מנת שבסוף האירוע תוכלו לעשות שימוש בכל המידע העסקי שאספתם ולתרגם אותו לכדי מעשים בשטח. בעזרת עדכון רשימת התפוצה תוכלו לפנות ללקוחות גם בתום האירוע, לעדכן אותם במבצעים חמים, מוצרים חדשים, עדכונים ועוד.

גרייס הוא מתחם אירועים אורבני המשלב בין השיק של מלון בוטיק ניו יורקי יוקרתי לבין הקסם של גן רומנטי אירופאי. מעוניינים לקיים אירוע עסקי? אנו ערוכים לכך מכל הבחינות ונשמח ללוות אתכם במסע לארגון אירוע חדשני, מיוחד ואיכותי.

 

השארת תגובה