ארגון אירועי חברה וכנסים באולם

אם אתם מחפשים מיקום אידיאלי לכנס או אירוע חברה שאתם מתכננים, כדאי שתשקלו להזמין אולם אירועים. באיזה אולם כדאי לבחור? ואילו משימות עליכם להכניס לצ'ק ליסט שלכם כדי להבטיח שהכנס יהיה כמה שיותר מוצלח?

בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים ומפיקי אירועים בוחרים לערוך כנסים ואירועי חברה דווקא באולם אירועים. ומדוע? יש לכך כמה וכמה סיבות. על פי רוב כנסים ואירועי חברה נוטים להיות אירועים בקנה מידה גדול ולכלול הרבה משתתפים. כתוצאה מכך הם דורשים תכנון מקדים והיערכות של כמה חודשים מראש לפחות. רשימת המטלות של מתכנני האירוע עשויה לכלול סעיפים רבים כמו מציאת מקום רחב ממדים ובעל אווירה המתאימה לאירוע עסקי, תיאום קייטרינג, שכירת ציוד הגברה, הזמנת ציוד לאירועים, ארגון מקומות ישיבה (שולחנות וכיסאות) ועוד.

מדוע אולם ולא מתחם אחר?

בדיוק בגלל כל המטלות הרשומות לעיל. אולם אירועים מרכז תחת קורת גג אחת מעטפת שלמה של שירותים שכל אירוע עסקי צריך, ציוד ומוצרים, כך שקיום הכנס או אירוע החברה בין כתליו יכול לחסוך מכם זמן יקר, הוצאות מיותרות והמון התרוצצות. במילים פשוטות: אולם האירועים כולל שטח רחב ידיים לצד אזור לקבלת פנים, ישנם מספיק אולמות אשר מעוצבים באופן רשמי, מרשים ויוקרתי, באולם ישנו קייטרינג איכותי, ציוד הגברה, שולחנות וכסאות ועוד שלל אפשרויות אשר "יסגרו לכם פינה", יחסכו מכם המון תיאומים, יציעו אירוח חדשני ואיכותי בסטנדרטים גבוהים ויבטיחו כי הכנס יהיה כמה שיותר מוצלח, מתוכנן ומאורגן.

 

איך תעשו זאת נכון?

הדרך הכי טובה לצלוח את האתגר ולבצע את כל המטלות שלכם על הצד הטוב ביותר היא לערוך רשימה. מלבד רשימה מסודרת הנה שלושה טיפים חשובים:

  • דברים בסיסיים: ראשית כל ולפני הכל יש להחליט ולקבוע כמה דברים בסיסיים והם: תאריך, יום ושעה, מטרת האירוע, הקונספט שלו, מספר המשתתפים שעתידים להגיע, מיקום (אם ידוע) וכל המידע הרלוונטי שיש ברשותכם על מנת שתוכלו להוציא אל הפועל את התכנון.
  • בחירת מיקום: לאחר שמטרת הכנס ידועה, כמות המשתתפים נקבעה ואתם יודעים מה יהיה סדר גודלו והיקפו של הכנס, זה הזמן לבחור את המקום המתאים. כאמור אולם אירועים יהיה אפשרות טובה ועליכם להקפיד ולוודא כי האולם שתבחרו ייתן מענה לכל צרכי הכנס, יהיה מרכזי דיו כדי שהגישה אליו תהיה נוחה וכן הלאה.
  • חשבו על הפרטים הקטנים: כיצד האורחים ירשמו לכנס? איך הם יגיעו אליו? האם יהיה דוכן שיווקי בכניסה? אילו מוצרים יחולקו למשתתפים? כיצד תשווקו את הכנס? כל אלו ועוד הן שאלות שצריכות לקבל מענה על מנת שהכנס יצלח. לכן שאלו את השאלות הנכונות ותדאגו שיהיו לכם כל התשובות מבעוד מועד, על מנת שלא תתקלו באתגרים מורכבים מדי בזמן אמת.

קודם איך, אחר כך איפה

המיקום בו תבחרו מהווה פרמטר מרכזי אשר יכול להשפיע על הצלחת האירוע במידה משמעותית. אם השתכנעתם בכך שאולם אירועים הוא האפשרות הטובה ביותר עבורכם, עכשיו כל שנותר הוא למצוא את המקום הנכון. כאשר מדובר בכנסים ואירועי חברה חשוב לשים דגש על מיקום האולם (מרכזי), על גודלו (רחב ממדים), על העיצוב (אורבני ומרשים) ועל הקולינריה (משובחת). אנו בגרייס אירועים מעמידים לרשותכם מתחם רחב ידיים ובו כל המאפיינים שיהפכו את הכנס או אירוע החברה שלכם לסיפור הצלחה.

לפרטים נוספים או לתיאום פגישה צרו עמנו קשר ונשמח ליצור יחד עמכם חוויית אירוח יוצאת דופן ומיוחדת במינה.